Hướng dẫn hồ sơ, thủ tục chuyển trường, xin học lại đối với học sinh trường tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp học từ năm học 2026 - 2027
1. Nguyên tắc thực hiện
- Đảm bảo đúng độ tuổi theo quy định đối với từng cấp học tại Điều lệ trường phổ thông; quyền học tập của học sinh theo quy định của pháp luật;
- Việc chuyển trường, tiếp nhận học sinh phải đảm bảo nhiệm vụ về phổ cập giáo dục, phổ cập giáo dục bắt buộc và phù hợp với năng lực tiếp nhận của cơ sở giáo dục;
- Công khai, minh bạch về quy trình, thành phần hồ sơ, thủ tục, thời gian thực hiện, đầu mối tiếp nhận và kết quả xử lý hồ sơ, tạo thuận lợi cho học sinh, cha mẹ học sinh theo dõi, thực hiện;
- Cập nhật đầy đủ, kịp thời thông tin học sinh trên phần mềm quản lí để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của các cấp quản lý giáo dục.
2. Thời điểm thực hiện
2.1. Chuyển trường
- Đối với cấp tiểu học, trung học cơ sở: Thực hiện xuyên suốt trong năm học nhằm bảo đảm quyền học tập của học sinh và nhu cầu thay đổi nơi cư trú của gia đình. Tuy nhiên, cần hạn chế thực hiện trong thời điểm chuẩn bị kết thúc năm học; thời điểm đăng kí thi tuyển sinh vào lớp 10 trung học phổ thông đối với học sinh lớp 9.
- Đối với cấp trung học phổ thông: Ưu tiên thực hiện vào các thời điểm sau khi kết thúc học kỳ I; sau khi kết thúc năm học, thời gian trong hè, trước khi khai giảng năm học mới, nhằm bảo đảm tính ổn định việc học tập, tổ hợp môn học lựa chọn và trong tổ chức dạy học và quản lý học sinh. Hạn chế thực hiện chuyển trường trong thời gian tổ chức kiểm tra định kỳ, thời điểm chuẩn bị kết thúc năm học; chuẩn bị thi tốt nghiệp.
Các trường hợp phát sinh do thay đổi nơi cư trú, thiên tai, bệnh tật hoặc lý do bất khả kháng được xem xét giải quyết theo từng trường hợp.
2.2. Xin học lại
Thực hiện sau khi kết thúc năm học, thời gian trong hè trước khi khai giảng năm học mới.
Lưu ý: Các trường hợp đặc biệt vượt khả năng giải quyết thì báo cáo bằng văn bản về Sở Giáo dục và Đào tạo để được hướng dẫn.
3. Đối tượng, hồ sơ và trình tự thủ tục hành chính chuyển trường, tiếp nhận học sinh
Thực hiện theo quy định tại Điều 34, 35, 36, 37 của Thông tư 15. Trong đó, lưu ý:
3.1. Trường hợp vượt quá chỉ tiêu, khác chương trình học, khác loại hình trường hoặc có yếu tố nước ngoài cần xin ý kiến cơ quan quản lý cấp trên theo quy định.
3.2. Hồ sơ phải được kiểm tra đầy đủ, tính pháp lý và tính thống nhất của hồ sơ trước khi tiếp nhận chính thức.
3.3. Trường hợp chuyển giữa năm học, cần đánh giá mức độ tiếp cận chương trình; tổ chức hỗ trợ bổ sung kiến thức nếu có chênh lệch nội dung học tập; kiểm tra chương trình học, tổ hợp môn lựa chọn, chuyên đề học tập; không để học sinh bị gián đoạn việc học, ảnh hưởng đến việc xét hoàn thành chương trình cấp học, quyền dự thi và việc xét tốt nghiệp trung học phổ thông.
3.4. Không được từ chối tiếp nhận học sinh khuyết tật vì lý do khuyết tật hoặc gây khó khăn trong quá trình chuyển trường, tiếp nhận học sinh. Tạo điều kiện để học sinh khuyết tật được học tập với phương án giáo dục phù hợp bảo đảm quyền học tập bình đẳng của học sinh khuyết tật theo quy định của pháp luật.
3.5. Đối với các trường hợp xin chuyển trường giữa hai trường THPT trong tỉnh mà trên địa bàn (xã, phường) chuyển đến có nhiều trường được quy định như sau:
- Nếu giữa hai trường (trường chuyển đi và trường chuyển đến) có tổ chức thi tuyển bằng kỳ thi chung hoặc kết hợp giữa thi tuyển và xét tuyển (chung đề thi, đợt thi) hoặc xét tuyển, cần đảm bảo học sinh chuyển trường phải có điểm xét tuyển đầu vào lớp 10 bằng hoặc lớn hơn điểm trúng tuyển của trường chuyển đến (với cùng phương thức tuyển sinh) thì Hiệu trưởng của trường nơi chuyển đến xem xét, quyết định. Nếu điểm xét tuyển đầu vào lớp 10 của học sinh chuyển trường đến thấp hơn điểm trúng tuyển của tất cả các trường trên cùng địa bàn chuyển đến thì học sinh chỉ được xem xét chuyển đến trường có điểm trúng tuyển đầu vào thấp nhất.
Trường hợp đặc biệt, cụ thể khác nhà trường gửi văn bản đề nghị tiếp nhận về Sở GDĐT, trong văn bản nêu rõ lý do để Giám đốc Sở GDĐT quyết định.
3.6. Việc chuyển trường từ trường phổ thông tư thục sang trường phổ thông công lập trực thuộc Sở chỉ được xem xét, giải quyết trong các trường hợp sau:
- Trường hợp học sinh đang học tại trường trung học phổ thông tư thục phải chuyển nơi cư trú theo cha mẹ hoặc người giám hộ đến vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn mà ở đó không có trường trung học phổ thông tư thục thì Giám đốc Sở GDĐT xem xét, quyết định từng trường hợp cụ thể đối với việc chuyển vào học trường trung học phổ thông công lập.
- Trường hợp học sinh đang học tại trường trung học phổ thông tư thục thuộc loại trường có thi tuyển đầu vào phải chuyển nơi cư trú theo cha hoặc mẹ hoặc người giám hộ, mà ở đó không có trường trung học phổ thông tư thục có chất lượng tương đương thì Giám đốc Sở GDĐT xem xét, quyết định từng trường hợp cụ thể đối với việc chuyển vào học trường trung học phổ thông công lập.
Trường hợp đặc biệt, cụ thể khác nhà trường gửi văn bản đề nghị tiếp nhận về Sở GDĐT, trong văn bản nêu rõ lý do để Giám đốc Sở GDĐT quyết định.
3.7. Học sinh Việt Nam đang học chương trình quốc tế tại các trường quốc tế ở Việt Nam chuyển đến các trường dạy chương trình của Bộ GDĐT Việt Nam; tiếp nhận học sinh Việt Nam từ nước ngoài về nước; tiếp nhận học sinh người nước ngoài:
- Nhà trường căn cứ kết quả giáo dục của học sinh và kế hoạch giáo dục của đơn vị để xác định lớp học để học sinh tiếp tục theo học nếu đồng ý tiếp nhận.
- Trong thời gian không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, hiệu trưởng nơi chuyển đến tổ chức trao đổi, khảo sát, tư vấn và tiếp nhận xếp học sinh vào lớp phù hợp, bảo đảm học sinh có đủ điều kiện để học tập tại trường.
Nhà trường lưu Hồ sơ khảo sát gồm: Đề, đáp án, bài làm học sinh được chấm theo quy định và các biên bản (nếu có).
3.8. Trường hợp học sinh xin học lại sau thời gian đã nghỉ học, nhà trường phối hợp với gia đình và chính quyền địa phương xác minh tình trạng học sinh, ý thức chấp hành pháp luật trong thời gian dừng học ở nơi cư trú.
4. Quy trình và thẩm quyền giải quyết chuyển trường
4.1. Học sinh hoặc cha mẹ, người giám hộ nộp đơn xin chuyển trường trên Cổng Dịch vụ công quốc gia (thực hiện theo thủ tục hành chính được công bố). Trường hợp không thực hiện được việc nộp trên Cổng Dịch vụ công do sự cố kỹ thuật hoặc điều kiện khách quan khác thì nộp hồ sơ cho nhà trường nơi chuyển đến bằng hình thức nộp trực tiếp, nộp trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính.
4.2. Thẩm quyền và trách nhiệm
a) Sở Giáo dục và Đào tạo
- Chịu trách nhiệm quản lí nhà nước về công tác chuyển trường và tiếp nhận học sinh trên địa bàn tỉnh.
- Chỉ đạo, kiểm tra, giám sát trực tiếp việc chuyển trường, tiếp nhận học sinh đối với các cơ sở giáo dục trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo.
- Chỉ đạo công tác quản lý, cập nhật, khai thác cơ sở dữ liệu học sinh đảm bảo đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, chia sẻ dùng chung toàn ngành.
b) Ủy ban nhân dân cấp xã
- Chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc thực hiện chuyển trường và tiếp nhận học sinh trên địa bàn cấp xã theo phân cấp quản lí.
- Hỗ trợ xử lý các tình huống phát sinh liên quan đến học sinh trên địa bàn.
c) Cơ sở giáo dục
- Công khai quy trình, thành phần hồ sơ, thủ tục, thời gian giải quyết và đầu mối tiếp nhận hồ sơ và hướng dẫn phụ huynh thực hiện.
- Hiệu trưởng là người quyết định tiếp nhận học sinh; chịu trách nhiệm về tính chính xác của hồ sơ và dữ liệu học sinh (trừ các trường hợp đặc biệt được quy định riêng).
- Cập nhật kịp thời, đầy đủ dữ liệu học sinh trên hệ thống quản lí cơ sở dữ liệu ngành; đồng bộ mã định danh học sinh, lưu trữ hồ sơ theo quy định và bảo mật thông tin cá nhân học sinh.
Lưu ý:
- Khi đồng ý tiếp nhận học sinh, Hiệu trưởng ban hành thông báo chấp nhận tiếp nhận học sinh. Trường hợp không đồng ý, Hiệu trưởng ban hành thông báo không chấp nhận, nêu rõ lý do, ghi vào đơn và gửi cho học sinh hoặc cha mẹ học sinh (đối với học sinh chưa thành niên) theo hình thức đã tiếp nhận hồ sơ.
- Trong điều kiện xảy ra thiên tai, dịch bệnh và các trường hợp bất thường khác, việc chuyển trường và tiếp nhận học sinh được thực hiện theo hướng dẫn bổ sung của cơ quan quản lý giáo dục.
- Hiệu trưởng nhà trường khi tiếp nhận học sinh chuyển đến cần lưu ý xem xét kỹ môn học bắt buộc, lựa chọn, tự chọn và các chuyên đề học tập lựa chọn để tiếp nhận học sinh, đảm bảo học sinh có thể hoàn thành chương trình học giai đoạn tiếp theo.
Xem nội dung chi tiết trong file đính kèm!
- Đảm bảo đúng độ tuổi theo quy định đối với từng cấp học tại Điều lệ trường phổ thông; quyền học tập của học sinh theo quy định của pháp luật;
- Việc chuyển trường, tiếp nhận học sinh phải đảm bảo nhiệm vụ về phổ cập giáo dục, phổ cập giáo dục bắt buộc và phù hợp với năng lực tiếp nhận của cơ sở giáo dục;
- Công khai, minh bạch về quy trình, thành phần hồ sơ, thủ tục, thời gian thực hiện, đầu mối tiếp nhận và kết quả xử lý hồ sơ, tạo thuận lợi cho học sinh, cha mẹ học sinh theo dõi, thực hiện;
- Cập nhật đầy đủ, kịp thời thông tin học sinh trên phần mềm quản lí để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của các cấp quản lý giáo dục.
2. Thời điểm thực hiện
2.1. Chuyển trường
- Đối với cấp tiểu học, trung học cơ sở: Thực hiện xuyên suốt trong năm học nhằm bảo đảm quyền học tập của học sinh và nhu cầu thay đổi nơi cư trú của gia đình. Tuy nhiên, cần hạn chế thực hiện trong thời điểm chuẩn bị kết thúc năm học; thời điểm đăng kí thi tuyển sinh vào lớp 10 trung học phổ thông đối với học sinh lớp 9.
- Đối với cấp trung học phổ thông: Ưu tiên thực hiện vào các thời điểm sau khi kết thúc học kỳ I; sau khi kết thúc năm học, thời gian trong hè, trước khi khai giảng năm học mới, nhằm bảo đảm tính ổn định việc học tập, tổ hợp môn học lựa chọn và trong tổ chức dạy học và quản lý học sinh. Hạn chế thực hiện chuyển trường trong thời gian tổ chức kiểm tra định kỳ, thời điểm chuẩn bị kết thúc năm học; chuẩn bị thi tốt nghiệp.
Các trường hợp phát sinh do thay đổi nơi cư trú, thiên tai, bệnh tật hoặc lý do bất khả kháng được xem xét giải quyết theo từng trường hợp.
2.2. Xin học lại
Thực hiện sau khi kết thúc năm học, thời gian trong hè trước khi khai giảng năm học mới.
Lưu ý: Các trường hợp đặc biệt vượt khả năng giải quyết thì báo cáo bằng văn bản về Sở Giáo dục và Đào tạo để được hướng dẫn.
3. Đối tượng, hồ sơ và trình tự thủ tục hành chính chuyển trường, tiếp nhận học sinh
Thực hiện theo quy định tại Điều 34, 35, 36, 37 của Thông tư 15. Trong đó, lưu ý:
3.1. Trường hợp vượt quá chỉ tiêu, khác chương trình học, khác loại hình trường hoặc có yếu tố nước ngoài cần xin ý kiến cơ quan quản lý cấp trên theo quy định.
3.2. Hồ sơ phải được kiểm tra đầy đủ, tính pháp lý và tính thống nhất của hồ sơ trước khi tiếp nhận chính thức.
3.3. Trường hợp chuyển giữa năm học, cần đánh giá mức độ tiếp cận chương trình; tổ chức hỗ trợ bổ sung kiến thức nếu có chênh lệch nội dung học tập; kiểm tra chương trình học, tổ hợp môn lựa chọn, chuyên đề học tập; không để học sinh bị gián đoạn việc học, ảnh hưởng đến việc xét hoàn thành chương trình cấp học, quyền dự thi và việc xét tốt nghiệp trung học phổ thông.
3.4. Không được từ chối tiếp nhận học sinh khuyết tật vì lý do khuyết tật hoặc gây khó khăn trong quá trình chuyển trường, tiếp nhận học sinh. Tạo điều kiện để học sinh khuyết tật được học tập với phương án giáo dục phù hợp bảo đảm quyền học tập bình đẳng của học sinh khuyết tật theo quy định của pháp luật.
3.5. Đối với các trường hợp xin chuyển trường giữa hai trường THPT trong tỉnh mà trên địa bàn (xã, phường) chuyển đến có nhiều trường được quy định như sau:
- Nếu giữa hai trường (trường chuyển đi và trường chuyển đến) có tổ chức thi tuyển bằng kỳ thi chung hoặc kết hợp giữa thi tuyển và xét tuyển (chung đề thi, đợt thi) hoặc xét tuyển, cần đảm bảo học sinh chuyển trường phải có điểm xét tuyển đầu vào lớp 10 bằng hoặc lớn hơn điểm trúng tuyển của trường chuyển đến (với cùng phương thức tuyển sinh) thì Hiệu trưởng của trường nơi chuyển đến xem xét, quyết định. Nếu điểm xét tuyển đầu vào lớp 10 của học sinh chuyển trường đến thấp hơn điểm trúng tuyển của tất cả các trường trên cùng địa bàn chuyển đến thì học sinh chỉ được xem xét chuyển đến trường có điểm trúng tuyển đầu vào thấp nhất.
Trường hợp đặc biệt, cụ thể khác nhà trường gửi văn bản đề nghị tiếp nhận về Sở GDĐT, trong văn bản nêu rõ lý do để Giám đốc Sở GDĐT quyết định.
3.6. Việc chuyển trường từ trường phổ thông tư thục sang trường phổ thông công lập trực thuộc Sở chỉ được xem xét, giải quyết trong các trường hợp sau:
- Trường hợp học sinh đang học tại trường trung học phổ thông tư thục phải chuyển nơi cư trú theo cha mẹ hoặc người giám hộ đến vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn mà ở đó không có trường trung học phổ thông tư thục thì Giám đốc Sở GDĐT xem xét, quyết định từng trường hợp cụ thể đối với việc chuyển vào học trường trung học phổ thông công lập.
- Trường hợp học sinh đang học tại trường trung học phổ thông tư thục thuộc loại trường có thi tuyển đầu vào phải chuyển nơi cư trú theo cha hoặc mẹ hoặc người giám hộ, mà ở đó không có trường trung học phổ thông tư thục có chất lượng tương đương thì Giám đốc Sở GDĐT xem xét, quyết định từng trường hợp cụ thể đối với việc chuyển vào học trường trung học phổ thông công lập.
Trường hợp đặc biệt, cụ thể khác nhà trường gửi văn bản đề nghị tiếp nhận về Sở GDĐT, trong văn bản nêu rõ lý do để Giám đốc Sở GDĐT quyết định.
3.7. Học sinh Việt Nam đang học chương trình quốc tế tại các trường quốc tế ở Việt Nam chuyển đến các trường dạy chương trình của Bộ GDĐT Việt Nam; tiếp nhận học sinh Việt Nam từ nước ngoài về nước; tiếp nhận học sinh người nước ngoài:
- Nhà trường căn cứ kết quả giáo dục của học sinh và kế hoạch giáo dục của đơn vị để xác định lớp học để học sinh tiếp tục theo học nếu đồng ý tiếp nhận.
- Trong thời gian không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, hiệu trưởng nơi chuyển đến tổ chức trao đổi, khảo sát, tư vấn và tiếp nhận xếp học sinh vào lớp phù hợp, bảo đảm học sinh có đủ điều kiện để học tập tại trường.
Nhà trường lưu Hồ sơ khảo sát gồm: Đề, đáp án, bài làm học sinh được chấm theo quy định và các biên bản (nếu có).
3.8. Trường hợp học sinh xin học lại sau thời gian đã nghỉ học, nhà trường phối hợp với gia đình và chính quyền địa phương xác minh tình trạng học sinh, ý thức chấp hành pháp luật trong thời gian dừng học ở nơi cư trú.
4. Quy trình và thẩm quyền giải quyết chuyển trường
4.1. Học sinh hoặc cha mẹ, người giám hộ nộp đơn xin chuyển trường trên Cổng Dịch vụ công quốc gia (thực hiện theo thủ tục hành chính được công bố). Trường hợp không thực hiện được việc nộp trên Cổng Dịch vụ công do sự cố kỹ thuật hoặc điều kiện khách quan khác thì nộp hồ sơ cho nhà trường nơi chuyển đến bằng hình thức nộp trực tiếp, nộp trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính.
4.2. Thẩm quyền và trách nhiệm
a) Sở Giáo dục và Đào tạo
- Chịu trách nhiệm quản lí nhà nước về công tác chuyển trường và tiếp nhận học sinh trên địa bàn tỉnh.
- Chỉ đạo, kiểm tra, giám sát trực tiếp việc chuyển trường, tiếp nhận học sinh đối với các cơ sở giáo dục trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo.
- Chỉ đạo công tác quản lý, cập nhật, khai thác cơ sở dữ liệu học sinh đảm bảo đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, chia sẻ dùng chung toàn ngành.
b) Ủy ban nhân dân cấp xã
- Chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc thực hiện chuyển trường và tiếp nhận học sinh trên địa bàn cấp xã theo phân cấp quản lí.
- Hỗ trợ xử lý các tình huống phát sinh liên quan đến học sinh trên địa bàn.
c) Cơ sở giáo dục
- Công khai quy trình, thành phần hồ sơ, thủ tục, thời gian giải quyết và đầu mối tiếp nhận hồ sơ và hướng dẫn phụ huynh thực hiện.
- Hiệu trưởng là người quyết định tiếp nhận học sinh; chịu trách nhiệm về tính chính xác của hồ sơ và dữ liệu học sinh (trừ các trường hợp đặc biệt được quy định riêng).
- Cập nhật kịp thời, đầy đủ dữ liệu học sinh trên hệ thống quản lí cơ sở dữ liệu ngành; đồng bộ mã định danh học sinh, lưu trữ hồ sơ theo quy định và bảo mật thông tin cá nhân học sinh.
Lưu ý:
- Khi đồng ý tiếp nhận học sinh, Hiệu trưởng ban hành thông báo chấp nhận tiếp nhận học sinh. Trường hợp không đồng ý, Hiệu trưởng ban hành thông báo không chấp nhận, nêu rõ lý do, ghi vào đơn và gửi cho học sinh hoặc cha mẹ học sinh (đối với học sinh chưa thành niên) theo hình thức đã tiếp nhận hồ sơ.
- Trong điều kiện xảy ra thiên tai, dịch bệnh và các trường hợp bất thường khác, việc chuyển trường và tiếp nhận học sinh được thực hiện theo hướng dẫn bổ sung của cơ quan quản lý giáo dục.
- Hiệu trưởng nhà trường khi tiếp nhận học sinh chuyển đến cần lưu ý xem xét kỹ môn học bắt buộc, lựa chọn, tự chọn và các chuyên đề học tập lựa chọn để tiếp nhận học sinh, đảm bảo học sinh có thể hoàn thành chương trình học giai đoạn tiếp theo.
Xem nội dung chi tiết trong file đính kèm!